Zaznacz stronę

Czy zakładając firmę muszę mieć konto firmowe? To pytanie zadaje sobie wielu młodych (stażem) przedsiębiorców. Przecież teoretycznie wystarczy osobiste, bo ja i firma to jedno. Odpowiedź na to pytanie, w najprostszej wersji, brzmi: i tak, i nie. Nie poprzestaniemy jednak na tak enigmatycznej odpowiedzi. Oto garść argumentów i faktów, które pomogą w podjęciu właściwej decyzji.

Czy trzeba mieć konto firmowe?

Zanim padnie odpowiedź na to pytanie, trzeba uzmysłowić sobie jedną rzecz. Z całą pewnością i bezdyskusyjnie, trzeba mieć konto bankowe. Opłaty do urzędu skarbowego, jak również składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych powinny być przekazywane w formie bezgotówkowej, czyli za pośrednictwem konta bankowego. Czy będzie to konto osobiste przedsiębiorcy, czy konto firmowe założone dla działalności, w wielu przypadkach, nie ma to znaczenia. Musi być wykonany przelew, który zostanie prawidłowo oznaczony, tak, by identyfikacja nadawcy i celu wykonywania przelewu była prosta i jednoznaczna.

Nie ma jednoznacznego przepisu w polskich aktach prawnych, który mówiłby, że konto firmowe dla przedsiębiorcy jest obowiązkiem. Pierwsza więc odpowiedź na pytanie: „Czy trzeba mieć konto firmowe przy działalności gospodarczej?„, brzmi: Nie, nie trzeba. Nie trzeba, ale warto. Choć nie jest obowiązkowe, konto firmowe, wiele ułatwia. Przede wszystkim chroni przed problemami, które przedsiębiorca mógłby sam na siebie sprowadzić. O tych problemach będzie za chwilę. Warto też wiedzieć, że niektóre urzędy nakładają na swoich podatników obowiązek posiadania konta firmowego. Tak było w elbląskim Urzędzie Skarbowym. Jego naczelnik wystosował pismo do podatników, by swoje firmowe opłaty regulowali z konta firmowego, a nie osobistego. Choć nie jest to w żaden sposób uzasadnione przepisami ani ustawami. Zapraszam do kontynuacji lektury „Czy zakładając firmę muszę mieć konto firmowe?

Zgłoszenie konta bankowego do urzędu skarbowego

Pierwszą kwestią, która przemawia za założeniem konta firmowego, jest konieczność jego zgłoszenia do urzędu skarbowego. Wypełniając druk rejestracji przedsiębiorstwa, wypełnia się jednocześnie zgłoszenie konta bankowego do urzędu skarbowego. Jeżeli podasz konto prywatne, z prywatnymi operacjami (zakupy w sieci, przelewy do i od znajomych), w razie kontroli, każda operacja zostanie prześwietlona i będziesz musiał ją wytłumaczyć. Sprawa może się ciągnąć w nieskończoność. Jeżeli zgłosisz zostanie konto firmowe, na którym są wyłącznie operacje firmowe i „wypłaty”, wyjaśnienie wszystkich transakcji będzie proste. Każda z nich powinna być potwierdzona rachunkiem lub fakturą. Kontrola rachunków przebiegnie szybciej i mniej stresująco. Trzeba przy tym pamiętać, że takie zgłoszenie rachunku bankowego do urzędu skarbowego jest obowiązkiem przedsiębiorcy. Podobnie, jak zgłoszenie dotyczące zmiany rachunku.

W momencie, gdy zostanie wykonany przelew do urzędu skarbowego z konta, które nie zostało zgłoszone, musisz się liczyć z tym, że poniesiesz konsekwencje. Niezgłoszenie rachunku lub niezaktualizowanie jego numeru (w razie zmiany, jeżeli się nie zmienia, to nie trzeba nic zgłaszać), jest wykroczeniem skarbowym. Podstawę prawną stanowi artykuł 81 paragraf 1pkt 1 Kodeksu Karnego Skarbowego (Dz. U. z 2017 r. poz. 2226). Kara za niezgłoszenie konta bankowego do urzędu skarbowego to w postępowaniu sądowym od 200 do 40 000zł. W niektórych okolicznościach może się skończyć na postępowaniu mandatowym, gdzie mandat nie może przekroczyć 4000zł. Jeżeli ukarany nie przyjmie mandatu, sprawa kierowana jest do sądu, a tam może otrzymać karę wyższą. Podsumowując, czy zakładając firmę muszę mieć konto firmowe? Nie, ale jakieś konto bankowe już tak i to zgłoszone do urzędu skarbowego.

Czy zakładając firmę muszę mieć konto firmowe?

Zobowiązania firmowe

Ważną kwestią są też zobowiązania firmowe. Trzeba je rozliczać na bieżąco, zgodnie z terminami widniejącymi na fakturach. W ten sposób nie wpędzi się firmy w pułapkę zadłużenia. Jeżeli jednak jej płynność finansowa szwankuje, a sam przedsiębiorca uzyskuje dochód jeszcze z innych źródeł, to mieszanie tych dwóch kwestii może się okazać bardzo szkodliwe. Firma powinna obracać wyłącznie swoimi środkami. Przedsiębiorca generuje przychód. Jego część przeznacza na składki do ZUS, na podatki oraz na pensję dla siebie i (ewentualnie, jeżeli zatrudnia) pracowników. Pozostałe pieniądze powinien zostawić na koncie firmowym, jako zabezpieczenie na tzw. „czarną godzinę” lub niesamowitą okazję. Może się tak zdarzyć, że pojawi się ograniczona czasowo możliwość zainwestowania z zyskiem, a inwestycja ta wiąże się z działalnością firmy. Warto taki moment wykorzystać. Jeżeli pieniądze firmowe oddzielone są od prywatnych, to przedsiębiorca dobrze wie, jakimi środkami obraca co miesiąc. Wie, jakimi zasobami dysponuje i jakie ma rezerwy.

Jeżeli miesza pieniądze firmowe z prywatnymi, trudno mu ustalić, jaka kwota na koncie to środki prywatne, a jaka to firmowe (ustali to na podstawie faktur, ale to wymaga czasu i wysiłku). Mieszanie pieniędzy powoduje, że trudno jednoznacznie określić kondycję firmy. Trudno ustalić, jakie zobowiązania firma jest w stanie samodzielnie opłacić. Do tego, trudno ustalić, jakie pieniądze można wydać na własne przyjemności, gdyż mogą to być po prostu pieniądze firmowe. Tu jeszcze raz wrócę do kontroli skarbowych. Jeżeli prywatne konto jest zgłoszone jako firmowe, to w razie zaległości w urzędzie skarbowym lub Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, zajęte będzie właśnie konto prywatne. Wtedy przedsiębiorcy będzie jeszcze trudniej uporać się z sytuacją. Zarządzanie zobowiązaniami ma istotne znaczenie dla płynności finansowej przedsiębiorstwa, dlatego też warto oddzielać zarówno zyski i wydatki firmowe od prywatnych.

Konto firmowe a prywatne

W tym zakresie ważne jest przeanalizowanie jeszcze jednej kwestii, mianowicie zależności konta firmowego i prywatnego. Z konta firmowego powinieneś realizować wyłącznie firmowe przelewy. Pensja dla przedsiębiorcy jest również firmową transakcją. Jak wyglądają inne aspekty tej zależności?

Konto firmowe a prywatne przelewy

Teoretycznie i zgodnie z prawem, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może takie przelewy wykonywać. Trzeba pamiętać, by nie umieszczać ich w wydatkach firmowych, a w razie kontroli jasno i wiarygodnie uzasadnić. O ile prawo nie zabrania takich przelewów, to i tak mogą przysporzyć one sporo problemów. Szczególnie, gdy skierujesz je na konto innej osoby, a nie będzie to zapłata za zakupy w sieci. Jeżeli wykonujesz przelew z konta firmowego na prywatne, prawdopodobnie również musisz go wiarygodnie uzasadnić. Urząd skarbowy bardzo skrupulatnie weryfikuje tego rodzaju transakcje i sprawdza ich podstawy prawne. Jeżeli okaże się, że przelew jest darowizną lub pożyczką, musisz zapłacić podatek od czynności cywilno – prawnych plus odsetki karne za przekroczenie terminu jego opłacenia (jeżeli zostanie rzeczywiście przekroczony).

Wpłata własna na konto firmowe

Jak wygląda kwestia wpłacania prywatnych środków na konto firmowe?  Teoretycznie można. Taka wpłata może jednak dostarczyć przedsiębiorcy wielu mocnych wrażeń. Głównie podczas kontroli. Jeżeli kontrola z urzędu skarbowego wykaże, że na koncie są transakcje z konta prywatnego, wówczas organ kontrolny może zażądać dostępu do konta prywatnego. W takiej sytuacji, kontrola zweryfikuje wszystkie przelewy (również te od rodziny i znajomych). Jakie mogą być konsekwencje? Przede wszystkim, urząd sprawdzi czy na prywatnym rachunku nie ma podstaw do uznania, że kontrolowany otrzymał darowizny lub pożyczki, których nie zgłosił i nie opodatkował. Jeżeli tak się stanie, kontrolowany musi uregulować należny podatek, a niejednokrotnie również zapłacić kary za zwłokę. Do tego może dojść konieczność opłacenia podatku od czynności cywilno-prawnych (jeżeli organ uzna, że taki obowiązek podatkowy wystąpił).

To konsekwencje związane tylko z kontem prywatnym. A co wówczas z firmowym? W przypadku konta firmowego przedsiębiorcę można zobowiązać do opłacenia podatku, wraz odsetkami karnymi, od tych pieniędzy, które sam wpłacił na konto firmowe. Organ kontrolny może uznać, że to pieniądze, pochodzące z działalności gospodarczej, których nie przedsiębiorca nie opodatkował, trzeba więc to uzupełnić. Gorzej, jeżeli podczas kontroli pojawi się wniosek, że jest to przychód z nieujawnionych źródeł. Organ kontrolny może nałożyć na przedsiębiorcę karę grzywny, a w najlepszym przypadku mandat.

konto na firmę

Takie zasilenie konta firmowego z konta prywatnego może więc się okazać katastrofalne w skutkach. Zdecydowanie lepiej, jeżeli brakuje pieniędzy na opłaty na koncie firmowym, pokryć wszelkie zobowiązania (ZUS, urząd skarbowy) bezpośrednio z konta prywatnego. Dopóki nie ma zaległości i nie prowadzi się podejrzanych transakcji, to żaden urząd nie zainteresuje się przedsiębiorcą, który opłaca wszystko w terminie. A taki zabieg, jak opłacenie z prywatnego konta, gdy na firmowym brak środków, można bardzo łatwo uzasadnić i wyjaśnić. Zdecydowanie łatwiej, niż udowodnić, że pieniądze na koncie firmowym nie biorą się z nieujawnionych źródeł. Skoro już przeanalizowaliśmy wszystkie scenariusze, a odpowiedź na tytułowe pytanie „Czy zakładając firmę muszę mieć konto firmowe?” już znasz, pozostaje ostatnia kwestia do wyjaśnienia.  

Jakie konto firmowe wybrać?

Na rynku dostępne są bardzo różnorodne konta firmowe. Niektóre z nich są korzystniejsze, inne mniej korzystne. Najlepiej zapoznać się z ogólnymi parametrami takich rachunków, przeczytasz o tym w tekście „Konto firmowe – charakterystyka i parametry„, i określić swoje oczekiwania. Potem pozostaje już tylko znaleźć takie konto, które te oczekiwania spełni. Propozycji na rynku jest wiele. Stopniowo będę je analizować. Na razie możesz zapoznać się z moją analizą konta BIZnest z Nest Bank. Przygotowałam również opis konta w banku Santander. Warto zapoznać się też z ofertą Alior Banku oraz Idea Banku. Konto firmowe dla jednoosobowej działalności oferują praktycznie wszystkie banki, a każdy z nich prześciga się w oferowaniu coraz korzystniejszych warunków.