Czy zakładając firmę muszę mieć konto firmowe?
Czy zakładając firmę muszę mieć konto firmowe? To pytanie zadaje sobie wielu młodych (stażem) przedsiębiorców. Przecież teoretycznie wystarczy osobisty rachunek bankowy, bo ja i firma to jedno. Odpowiedź na to pytanie, w najprostszej wersji, brzmi: i tak, i nie. Nie poprzestaniemy jednak na tak enigmatycznej informacji. Oto garść argumentów i faktów, które pomogą w podjęciu właściwej decyzji.
Czy trzeba mieć konto firmowe?
Zanim padnie odpowiedź na to pytanie, trzeba uzmysłowić sobie jedną rzecz. Z całą pewnością i bezdyskusyjnie, trzeba mieć konto bankowe. Opłaty do urzędu skarbowego, jak również składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych powinny być przekazywane w formie bezgotówkowej, czyli za pośrednictwem konta bankowego, stąd właśnie obowiązek posiadania konta. Czy będzie to osobisty rachunek bankowy przedsiębiorcy, czy konto firmowe założone dla działalności, w wielu przypadkach, nie ma to znaczenia. Szczególnie, gdy prowadzona jest jednoosobowa działalność gospodarcza. W przypadku spółek sprawa wygląda nieco inaczej. Musi być wykonany przelew, który zostanie prawidłowo oznaczony, tak, by identyfikacja nadawcy i celu wykonywania przelewu była prosta i jednoznaczna.
Na to pozwala zarówno rachunek firmowy, jak i prywatne konto bankowe.
Nie ma jednoznacznego przepisu w polskich aktach prawnych, który mówiłby, że konto firmowe dla przedsiębiorcy jest obowiązkiem. Pierwsza więc odpowiedź na pytanie: “Czy trzeba mieć konto firmowe przy działalności gospodarczej?“, brzmi: Nie, nie trzeba. Nie ma obowiązku posiadania konta firmowego. Nie trzeba, ale warto. Choć nie jest obowiązkowe, konto firmowe, wiele ułatwia. Przede wszystkim chroni przed problemami, które przedsiębiorca mógłby sam na siebie sprowadzić. O tych problemach będzie za chwilę.
Warto też wiedzieć, że niektóre urzędy nakładają na swoich podatników obowiązek posiadania konta firmowego. Tak było w elbląskim Urzędzie Skarbowym. Jego naczelnik wystosował pismo do podatników, by swoje firmowe opłaty regulowali z konta firmowego, a nie osobistego. Choć nie jest to w żaden sposób uzasadnione przepisami ani ustawami. Zapraszam do kontynuacji lektury “Czy zakładając firmę muszę mieć konto firmowe?“
Zgłoszenie konta bankowego do urzędu skarbowego
Pierwszą kwestią, która przemawia za założeniem konta firmowego, jest konieczność jego zgłoszenia do urzędu skarbowego. Wypełniając druk rejestracji przedsiębiorstwa, wypełnia się jednocześnie zgłoszenie rachunku bankowego do urzędu skarbowego. Jeżeli podasz konto prywatne, z prywatnymi operacjami (zakupy w sieci, przelewy do i od znajomych), w razie kontroli, każda operacja zostanie prześwietlona i będziesz musiał ją wytłumaczyć. Sprawa może się ciągnąć w nieskończoność. Jeżeli zgłosisz rachunek firmowy, na którym są wyłącznie operacje firmowe i “wypłaty”, wyjaśnienie wszystkich transakcji będzie proste. Każda z nich powinna być potwierdzona rachunkiem lub fakturą. Kontrola rachunku firmowego przebiegnie szybciej i mniej stresująco. Trzeba przy tym pamiętać, że takie zgłoszenie rachunku bankowego do urzędu skarbowego jest obowiązkiem przedsiębiorcy. Podobnie, jak zgłoszenie dotyczące zmiany rachunku. Za kontem firmowym przemawia również realizacja obowiązku dokonywania rozliczeń z urzędami.
W momencie, gdy zostanie wykonany przelew do urzędu skarbowego z konta, które nie zostało zgłoszone, musisz się liczyć z tym, że poniesiesz konsekwencje. Niezgłoszenie rachunku lub niezaktualizowanie jego numeru (w razie zmiany, jeżeli się nie zmienia, to nie trzeba nic zgłaszać), jest wykroczeniem skarbowym. Podstawę prawną stanowi artykuł 81 paragraf 1pkt 1 Kodeksu Karnego Skarbowego (Dz. U. z 2017 r. poz. 2226).
Kara za niezgłoszenie rachunku bankowego do urzędu skarbowego to w postępowaniu sądowym od 200 do 40 000zł. W niektórych okolicznościach może się skończyć na postępowaniu mandatowym, gdzie mandat nie może przekroczyć 4000zł. Jeżeli ukarany nie przyjmie mandatu, sprawa kierowana jest do sądu, a tam może otrzymać karę wyższą. Podsumowując, czy zakładając firmę muszę mieć konto firmowe? Nie, ale jakieś konto bankowe (nawet konto osobiste) już tak i to zgłoszone do urzędu skarbowego. Można więc powiedzieć śmiało, że prowadząc działalność gospodarczą istnieje obowiązek posiadania konta “firmowego”, czyli przeznaczonego na cele firmowe.
Zobowiązania firmowe
Ważną kwestią są też zobowiązania firmowe. Trzeba je rozliczać na bieżąco, zgodnie z terminami widniejącymi na fakturach. W ten sposób nie wpędzi się firmy w pułapkę zadłużenia. Jeżeli jednak jej płynność finansowa szwankuje, a sam przedsiębiorca uzyskuje dochód jeszcze z innych źródeł, to mieszanie tych dwóch kwestii może się okazać bardzo szkodliwe. Firma powinna obracać wyłącznie swoimi środkami. Przedsiębiorca generuje przychód. Jego część przeznacza na składki do ZUS, na podatki oraz na pensję dla siebie i (ewentualnie, jeżeli zatrudnia) pracowników. Pozostałe pieniądze powinien zostawić na koncie firmowym, jako zabezpieczenie na tzw. “czarną godzinę” lub niesamowitą okazję. Może się tak zdarzyć, że pojawi się ograniczona czasowo możliwość zainwestowania z zyskiem, a inwestycja ta wiąże się z działalnością firmy. Warto taki moment wykorzystać. Jeżeli pieniądze firmowe oddzielone są od prywatnych, to przedsiębiorca dobrze wie, jakimi środkami obraca co miesiąc. Wie, jakimi zasobami dysponuje i jakie ma rezerwy.
Do tego dochodzą jeszcze najnowsze regulacje, które wprowadziło prawo przedsiębiorców. Otóż wprowadziło ono “białą listę podatników vat”, na której widnieją oficjalne konta bankowe przedsiębiorców i to właśnie na te konta powinny być regulowane należności za wszelkie transakcje.
Jeżeli miesza pieniądze firmowe z prywatnymi, trudno mu ustalić, jaka kwota na koncie to środki prywatne, a jaka to firmowe (ustali to na podstawie faktur, ale to wymaga czasu i wysiłku). Mieszanie pieniędzy powoduje, że trudno jednoznacznie określić kondycję firmy. Trudno ustalić, jakie zobowiązania firma jest w stanie samodzielnie opłacić. Do tego, trudno ustalić, jakie pieniądze można wydać na własne przyjemności, gdyż mogą to być po prostu pieniądze firmowe. Tu jeszcze raz wrócę do kontroli skarbowych. Jeżeli prywatne konto jest zgłoszone jako firmowe, to w razie zaległości w urzędzie skarbowym lub Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, zajęte będzie właśnie konto prywatne. Wtedy przedsiębiorcy będzie jeszcze trudniej uporać się z sytuacją. Zarządzanie zobowiązaniami ma istotne znaczenie dla płynności finansowej przedsiębiorstwa, dlatego też warto oddzielać zarówno zyski i wydatki firmowe od prywatnych.
Nie bez powodu też same banki oferują odrębne produkty dla celów prywatnych i celów firmowych.
Konto firmowe a prywatne
W tym zakresie ważne jest przeanalizowanie jeszcze jednej kwestii, mianowicie zależności konta firmowego i prywatnego. Z konta firmowego powinieneś realizować wyłącznie firmowe przelewy. Pensja dla przedsiębiorcy jest również firmową transakcją. Jak wyglądają inne aspekty tej zależności?
Konto firmowe a prywatne przelewy
Teoretycznie i zgodnie z prawem, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może takie przelewy wykonywać. Trzeba pamiętać, by nie umieszczać ich w wydatkach firmowych, a w razie kontroli jasno i wiarygodnie uzasadnić. O ile prawo nie zabrania takich przelewów, to i tak mogą przysporzyć one sporo problemów. Szczególnie, gdy skierujesz je na konto innej osoby, a nie będzie to zapłata za zakupy w sieci. Jeżeli wykonujesz przelew z konta firmowego na prywatne, prawdopodobnie również musisz go wiarygodnie uzasadnić. Urząd skarbowy bardzo skrupulatnie weryfikuje tego rodzaju transakcje i sprawdza ich podstawy prawne. Jeżeli okaże się, że przelew jest darowizną lub pożyczką, musisz zapłacić podatek od czynności cywilno – prawnych plus odsetki karne za przekroczenie terminu jego opłacenia (jeżeli zostanie rzeczywiście przekroczony).
Realizując takie przelewy z rachunku osobistego masz mniejsze szanse na to, że w razie kontroli skarbowej będziesz musiał się tłumaczyć z prywatnych operacji na koncie, a naczelnik urzędu skarbowego nie wezwie Cię na wyjaśnienia.
Wpłata własna na konto firmowe
Jak wygląda kwestia wpłacania prywatnych środków na konto firmowe? Teoretycznie można. Taka wpłata może jednak dostarczyć przedsiębiorcy wielu mocnych wrażeń. Głównie podczas kontroli. Jeżeli kontrola z urzędu skarbowego wykaże, że na koncie są transakcje z konta prywatnego, wówczas organ kontrolny może zażądać dostępu do konta prywatnego. W takiej sytuacji, kontrola zweryfikuje wszystkie przelewy (również te od rodziny i znajomych). Jakie mogą być konsekwencje? Przede wszystkim, urząd sprawdzi czy na prywatnym rachunku nie ma podstaw do uznania, że kontrolowany otrzymał darowizny lub pożyczki, których nie zgłosił i nie opodatkował. Jeżeli tak się stanie, kontrolowany musi uregulować należny podatek, a niejednokrotnie również zapłacić kary za zwłokę. Do tego może dojść konieczność opłacenia podatku od czynności cywilno-prawnych (jeżeli organ uzna, że taki obowiązek podatkowy wystąpił).
To konsekwencje związane tylko z kontem prywatnym. A co wówczas z firmowym? W przypadku konta firmowego przedsiębiorcę można zobowiązać do opłacenia podatku, wraz odsetkami karnymi, od tych pieniędzy, które sam wpłacił na konto firmowe. Organ kontrolny może uznać, że to pieniądze, pochodzące z działalności gospodarczej, których przedsiębiorca nie opodatkował, trzeba więc to uzupełnić. Gorzej, jeżeli podczas kontroli pojawi się wniosek, że jest to przychód z nieujawnionych źródeł. Organ kontrolny może nałożyć na przedsiębiorcę karę grzywny, a w najlepszym przypadku mandat.
Takie zasilenie konta firmowego z konta prywatnego czy gorzej z kont prywatnych może więc się okazać katastrofalne w skutkach. Zdecydowanie lepiej, jeżeli brakuje pieniędzy na opłaty na koncie firmowym, pokryć wszelkie zobowiązania (ZUS, urząd skarbowy) bezpośrednio z konta prywatnego. Dopóki nie ma zaległości i nie prowadzi się podejrzanych transakcji, to żaden urząd nie zainteresuje się przedsiębiorcą, który opłaca wszystko w terminie. A taki zabieg, jak opłacenie z prywatnego konta, gdy na firmowym brak środków, można bardzo łatwo uzasadnić i wyjaśnić. Zdecydowanie łatwiej, niż udowodnić, że pieniądze na koncie firmowym nie biorą się z nieujawnionych źródeł. Skoro już przeanalizowaliśmy wszystkie scenariusze, a odpowiedź na tytułowe pytanie “Czy zakładając firmę muszę mieć konto firmowe?” już znasz, pozostaje jeszcze kilka kwestii do wyjaśnienia.
Pierwsza z nich to wspomniane wcześniej prawo przedsiębiorców.
Opłacanie VAT
Nawet jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, to możesz (a w niektórych sytuacjach musisz) rozliczać się z podatku VAT. Dla osób, które są objęte takim obowiązkiem w urzędzie skarbowym utworzony jest specjalny rachunek vat do rozliczeń. Dobrze jest również regulować go z konta przeznaczonego do obsługi firmy. Dlaczego? Przepisy prawa, dotyczące VAT są stosunkowo niejasne. Z tego powodu łatwo o pomyłkę. W razie gdyby do niej doszło, konieczne są wyjaśnienia, negocjacje i spotkania z urzędnikami. Nie obejdzie się też bez kontroli skarbowej. I tu, ponownie. Jeżeli urząd dostrzeże najdrobniejsze nieścisłości – wówczas trzeba się liczyć z kontrolą. Dlatego dla potrzeb urzędowego rachunku VAT, lepiej korzystać z rachunku firmowego.
Do tego dochodzi kolejna kwestia. Wraz ze zmianami w przepisach wprowadzono białą listę podatników vat. Jeżeli dochodzi między przedsiębiorcami do transakcji, to opłata za tę transakcję powinna wpłynąć na konto firmowe, które znajduje się na białej liście podatników vat. Oczywiście dotyczy to sytuacji, kiedy drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca. Opłacenie transakcji na inny numer konta, niż podane na białej liście może poskutkować niemożliwością rozliczenia wydatku w kosztach uzyskania przychodu, a zatem nie zmniejszy ona podstawy opodatkowania.
I jeszcze jednak sprawa. Rząd zdecydował, że nałoży na przedsiębiorców obowiązek posiadania konta. W jaki sposób? Otóż, jeżeli jednorazowa wartość transakcji przekracza 20 000 zł, wówczas trzeba ją rozliczyć za pomocą przelewu. Nie wolno zrobić tego w inny sposób, np. gotówkowo. Skoro trzeba przelewem, to automatycznie potrzebne jest do tego konto bankowe.
Skoro wszystko jest już jasne, pozostała jedna kwestia do omówienia.
Jakie konto firmowe wybrać? Gdzie założyć konto firmowe?
Na rynku dostępne są bardzo różnorodne konta firmowe. Niektóre z nich są korzystniejsze, inne mniej korzystnej a wszystkie placówki poprowadzą przedsiębiorcę przez założenie konta firmowego. Najlepiej zapoznać się z ogólnymi parametrami takich rachunków, przeczytasz o tym w tekście “Konto firmowe – charakterystyka i parametry“, i określić swoje oczekiwania. Potem pozostaje już tylko znaleźć takie konto, które te oczekiwania spełni. Propozycji na rynku jest wiele. Stopniowo będę je analizować. Na razie możesz zapoznać się z moją analizą konta BIZnest z Nest Bank. Przygotowałam również opis konta w banku Santander. Warto zapoznać się też z ofertą Alior Banku oraz Idea Banku. Konto firmowe dla jednoosobowej działalności oferują praktycznie wszystkie banki, a każdy z nich prześciga się w oferowaniu coraz korzystniejszych warunków.
Podsumowanie:
- Posiadanie konta firmowego nie jest obowiązkowe zgodnie z zapisami ordynacji podatkowej, ale za to bardzo praktyczne i przydatne.
- Za jego pośrednictwem przelejesz pieniądze na rachunki vat.
- Finansowa poduszka bezpieczeństwa – ile, gdzie i jak ją budować - 23 kwietnia, 2025
- Jak zacząć oszczędzać na emeryturę – 5 kroków - 16 kwietnia, 2025
- Psychologia pieniędzy – jak zmienić swoje nastawienie do oszczędzania i inwestowania - 9 kwietnia, 2025
Funkcja trackback/Funkcja pingback